Word的合併列印功能

註：以下內容純屬虛構。如有雷同，恭喜發財！

小朙在一間房地產發展商任職打雜員。對小朙而言，準備買賣合約是一件相當痛苦的事－－雖然合約內容都一樣，電腦裡也有適合的模板，可是每個單位的樓價、付款日期、每次補定的金額等資料卻不盡相同。從前，小朙只能老老實實計算，然後誠惶誠恐地逐格填入資料。遇上發展商開盤的時候，每日幾十單成交，老闆、買家、地產經紀都咄咄逼人、三催四請，忙中出錯更是在所難免。

買賣合約：雖然內容一樣，卻仍有許多空格要填

後來，在一次偶然的機會下，小朙受到了高人指點，見識了Word的“合併列印”功能。從此，小朙不僅工作省時省力，還受到老闆的誇獎。可以說，“合併列印”功能，讓小朙及其公司提前五年實現“現代化”。

下面就以上述買賣合約的例子，介紹“合併列印”的神奇功能。（以下如無註明，均以簡體版Office 2007為例）
合併列印，又名“郵件合併”，英文名“Mail Merge”，從名稱上看不去它是幹甚麼的。 簡而言之，其功能就是從一個數據庫（如Excel、SQL）中，調取一條條紀錄，相資料填入到Word的指定位置中。
例如，在上面的《買賣合約》中留了許多空位，如單位的座數、樓層、簽約日期、樓款、每一期補定的金額等等。

【第一步】打開Excel，把這些需要填寫的欄位一一列出來，另外在最左邊加入“編號”一欄，以方便工作。如下圖所示：

第一步：將各欄位一一列出

【第二步】把各出售單位的單位名稱、樓價、簽約日期等相關資料都填進去；而10天、30天、90天的具體日期，以及每期支付的金額等都可用公式計算。如下圖：

第二步：列明各單位的資料，其中日期等欄位可用公式計算

【第三步】把此工作表命名為“合併列印”（或其他易於識別的名稱，其實不改名也關係不大）。Excel部分到此為止，存檔即可。

【第四步】在Word中打開《買賣合約》文檔。郵件-->選擇收件人-->使用現有列表(E) 。

第四步：郵件-->選擇收件人-->使用現有列表

【第五步】彈出“選取數據源”視窗後，找到剛剛準備好、填了各單位售價資料的Excel表，然後按“打開(O)”。

第五步：選取剛剛準備好的Excel表

【第六步】彈出“選擇表格”視窗，選擇“合併列印$”（就是Excel中填了資料那個工作表），下方“數據首行包含列標題(F)”記住要勾選喔！

第六步：選取工作表

【第七步】將《買賣合約》中原先留空的地方Highlight起來，然後“插入合併域”，選相應的項目。

第七步：留空的地方Highlight起來，然後“插入合併域”

第七步：完成圖

【第八步】完成第七步後，按一下“預覽結果”，馬上就顯示出Excel表中第一條紀錄（第一個單位）的正確資訊。

第八步：預覽結果

【第九步】上面各項金額的格式似乎未盡如人意，既沒有貨幣代碼，也沒有千分號(,)和小數點。可以在其上面右擊，選“切換域代碼(T)”，然後大括號內加插以下代碼：

\# "HKD#,##0.00;(HKD#,##0.00)"

最後右擊-->“更新域”，格式便調好了。（註：“折合MOP”一欄請將代碼中的“HKD”改成“MOP”）

第九步：加插代碼以修改格式

同理，日期格式也可修改，若要顯示成“yyyy年mm月dd日”的格式，只需在日期欄位中插入以下代碼：

\@ "yyyy'年'M'月'd'日'"

第九步：完成圖

【第十步】回到“郵件”-->“預覽結果”，旁邊還有些箭嘴，可以跳到第二條、第三條......紀錄，即除第一個單位外，其他單位的合約也準備就緒了。

第十步：可點擊箭嘴跳到其他紀錄

【第十一步】最後可以導出這些合約了。“郵件”-->“完成並合併”-->“編輯單個文檔(E)”

第十一步：完成並合併

【第十二步】彈出“合併到新文檔”視窗。如果想把幾個單位的合約保存成一份Word文檔，點選“全部(A)”-->“確定”即可；如果只想要其中幾個單位的合約，則點選“從(F):＿＿到(T):＿＿”，並根據Excel裡的“編號”欄輸入相關單位的編號。

第十二步

【第十三步】大功告成！點一下“確定”，所有合約乖乖跑出來！

由此可見，合併列印是Word中非常有用的功能，用起上來亦不算太複雜。除了買賣合約外，同樣“按一份模板修改”的情況還有很多，例如老師給學生製作成績表、賽會為運動員頒發證書、社團給會員準備活動通知、財政局給市民寄稅單......讀者可視乎實際情況靈活運用。