Excel的資料剖析功能【上】

本文將會介紹Excel的資料剖析功能，作用是按照擬定的規律，將一個（或一堆）儲存格內的數據 / 文字自動拆分到幾個儲存格中；此外，利用Left、Right、Mid、Find函數亦能實現類似功能，本文亦將“買一送一”介紹。

利用資料剖析功能，可以將一個儲存格的數據自動拆分到幾個儲存格

所謂“按照擬定的規律”有兩種，第一種是“分隔符號”，即命令電腦，當遇到某特定字元（如逗號、空格、橫線、指定數字或字母）時，就要“下刀”把儲存格“一分為二”；第二種是“固定寬度”。

以下先通過一則案例，介紹資料剖析功能的操作及應用（“分隔符號”版）。插圖較多，建議在Wifi環境下打開。

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【案例一】

聲明：以下內容純屬虛構。

小明在某旅遊景點管理公司任職打雜文員。每逢月初，小明都會從前線職員處接到售票報告（如下圖），報告列明了每天出售的門票編號，以及售票總數、總收入等等，老闆要求小明將“門票編號”欄中的“大數 - 細數 + 1”，看看是否等於“數量”欄的數字。

老闆的要求並不複雜，用公式還是比較容易檢查的。可是前線的同事不熟悉Excel操作，把“大數”、“細數”都寫在同一儲存格裡了。為了使用公式，小明必須先把“細數”與“大數”拆分到不同儲存格裡。於是，小明立即想到“資料剖析”功能。

【方法一：資料剖析】

首先把“門票編號”欄中的數據copy到空白位置。其中6月1日因為包含了兩組數據（橫跨了兩本門票），為了看上去整齊一些，故將其中一組搬到下面的空格去（其實不搬也可以，照樣能拆開）。

接着把整欄數據框起來，然後“資料(D)”-->“資料剖析(E)”，如圖。

彈出一個“資料剖析精靈”，操作見動畫圖及以下文字：

• 步驟1之3：選“分隔符號(D)”-->“下一步(N)”
• 步驟2之3：注意勾選“口 其他(O)”，並在旁邊的空格填寫“-”，提示電腦只要遇到“-”符號就要斬開，並留意到“預覽分欄結果(P)”中，所有橫線“-”都消失了，變成一條貫穿的直線。“下一步(N)”
• 步驟3之3：不用理會，直接按“完成(F)”。

結果如下圖，“大數”（I欄）與“細數”（H欄）分家了：

接下來就簡單了：
首先在旁邊的空白欄位輸入公式（“大數” - “細數” + 1），將公式向下拖，得到根據門票編號計得的每日參觀人數（簡稱“數據A”）。

然後又將數據A與“數量”欄的數據（簡稱“數據B”）對比，在旁邊的空白欄位中，輸入公式（“數據A” - “數據B”），減出來不等於0的就可能有問題了（如圖中6月1日的數據）。

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【方法二：函數】

由於數據格式比較整齊，要實現“從橫線‘-’處斬開”的效果，也可以組合使用Left、Right、Find三個函數。不過此方式複雜一些，局限性也較大，因此不太推薦。首先介紹一下三個函數的語法：

Left(text,[num_chars])]
Right(text,[num_chars])
Find(find_text,within_text,[start_num])

接下來是功能：

Left：從文字串（text）的第一個字元傳回特定長度（num_chars）之間的所有字元。[num_chars]選填，默認值為1； 

Right：從文字串（text）的最後一個字元傳回特定長度（num_chars）之間的所有字元。[num_chars]選填，點認值為1； 

Find：傳回某文字串（find_text）在另一個文字串（within_text）中的起始位置。Find區分大小寫。

舉個栗子，在“friend”中尋找“end”字串，輸入公式=Find("end","friend")，輸出結果是4，即“end”在單字“friend”中的起始位置是4；又如，在“123456-223456”中尋找橫線“-”的位置，輸入=Find("-","123456-223456")，輸出結果是7。

回到上面的案例，首先還是把“門票編號”欄中的數據copy到旁邊的H欄處。那麼，要達到“斬開”的效果，可以分別在旁邊I5、J5輸入以下公式，然後往下拖：

• 細數：=Left(H5,Find("-",H5)-1)
• 大數：=Right(H5,Find("-",H5)-1)

因為我們只需要“-”前後的六位數，不需要“-”符號本身，因此Find後面要減1，即7-1=6。之所以不直接寫6，是因為擔心前線同事“打漏”數字。演示如下：

但是，如果數據中有不止一條橫線（或其他分隔符號），那麼函數法就不太方便了。

本集到此為止，至於資料剖析中的“固定寬度”，以及Mid函數，則留待下集繼續。